南京旅游职业学院采购管理办法 （2022年修订版）

南京旅游职业学院采购管理办法

（2022年修订版）

 

第一章　总则

第一条　为进一步规范学院采购行为，完善采购管理制度，提高采购资金使用效率，保护学院合法权益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例、《政府采购货物和服务招投标管理办法》(财政部令第87号)、《江苏省文化和旅游厅机关政府采购管理办法》（苏文旅发〔2021〕93号）等有关法律法规和政策文件，结合学院实际，制定本办法。

第二条　学院采购工作应当遵循公开透明、公平竞争、公正无私和诚实信用原则。

第三条　学院采购工作以计划明晰、预算精准、论证规范、立项严谨为前提，采用政府集中采购、学院集中采购和部门采购的方式，不断推进采购工作的规范化、科学化和集约化。

第四条　本办法中的相关名词释义

（一）货物：指各种形态和种类的物品，包括原材料、设备、产品等。

（二）工程：指包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮，配套的绿化和景观施工，消防、安防等。

（三）服务：指除货物和工程以外的其他采购对象。

第二章　组织机构及工作职责

第五条　学院成立采购工作领导小组，由院长任组长，分管采购工作的副院长任副组长，成员为纪委副书记和财务处、审计处、资产管理处（招标中心）的部门负责人。采购工作领导小组工作职责如下：

（一）审议学院采购工作的相关管理文件。

（二）指导监督学院重大项目的采购工作。

（三）处理和解决学院采购工作中出现的特殊问题。

（四）其他需要领导小组研究决定的采购事项。

第六条　招标中心是学院采购管理的职能部门，全面负责学院采购工作。其工作职责如下：

（一）根据法律、法规和相关政策的规定，负责组织制定学院采购的各项规章制度和实施办法。

（二）负责学院各类采购业务的管理与指导工作，依法依规组织实施学院各类采购活动。

（三）协调政府相关部门、招标代理机构和学院有关部门处理采购质疑投诉。

（四）负责受理、审批采购立项申请。

（五）负责采购有关文件资料的整理和立卷归档工作。

（六）协助纪委做好采购项目的监督检查工作。

第七条　项目归口管理部门工作职责如下：

（一）学院办公室：负责学院印刷品、打印纸等项目的采购、

验收。

（二）资产管理处：负责学院各部门台式计算机、笔记本电脑、打印机、空调、家具等办公设施设备的采购、验收。

（三）教务处：负责教学仪器设备、教材，教学服务（外出训练、实习保险等），专业建设、课程建设、质量工程建设，教室和实验实训室建设等项目的采购、验收。

（四）后勤管理处：负责机电设备（电梯、空调）、基建工程、改造维修工程（包括建筑物和公共设施设备的改造、装修、维修等）、绿化服务、物业服务、学生食堂服务、经营性房屋出租项目的采购、验收。

（五）信息化管理处：负责电脑、打印机、投影仪等办公、教学类电子设备的维修，信息化系统平台，打印机硒鼓耗材等项目的采购、验收。

（六）图书馆：负责图书、期刊（纸质、电子）以及相关电子资源项目的采购、验收。

（七）学工处：负责学生军训服装、校服、生活用品包、学生公寓的货物和服务类项目的采购、验收。

第八条　采购项目由项目建设部门指定项目负责人进行实施。项目负责人工作职责如下：

（一）负责项目立项前的调研工作，确定项目采购需求，包括项目采购预算、技术参数、供应商资格要求、服务期限和售

后服务等。

（二）负责采购项目的论证、立项和经费落实。

（三）配合招标中心完成采购文件的编写。

（四）参与项目的开标、评标、定标。

（五）负责与中标单位或成交供应商商务洽谈，草拟、审核、执行采购合同。

（六）负责组织项目的验收。

第三章　采购限额标准

第九条　政府集中采购。符合委托省政府采购中心代理采购情形的采购项目，应当委托江苏省政府采购中心代理采购，由招标中心和项目建设部门共同配合完成采购活动。

第十条　学院集中采购。学院集中采购由招标中心负责组织实施，具体范围如下：

（一）对于纳入网上商城采购目录的货物类项目，由招标中心通过网上商城采购。

（二）预算在3万元以上（含）的材料、设备、教材图书、学生用品、软件开发、技术服务等货物类、服务类项目。

（三）预算在5万元以上（含）的土建工程、安装工程、装饰装修工程、专项维修工程、工程设计、工程勘察、工程监理、工程咨询等工程类项目。

（四）项目预算金额达到20万元及以上的，应由招标中心委托具备相关法定条件的代理机构采购，签订委托代理协议，由招标中心和项目建设部门共同配合完成采购活动。

第十一条　部门采购。部门采购由各部门负责组织实施，具体范围如下：

（一）预算在3万元以下的材料、设备、教材图书、学生用品、软件开发、技术服务等货物类、服务类项目。

（二）预算在5万元以下的土建工程、安装工程、装饰装修工程、专项维修工程、工程设计、工程勘察、工程监理、工程咨询等工程类项目，由后勤管理处负责采购。

第四章　采购方式

第十二条　学院集中采购项目的采购方式包括公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源、询价。

第十三条　公开招标应作为学院集中采购的主要采购方式。其他方式的选用，由项目建设部门提出申请，招标中心根据法律规定和项目实际情况决定。单一来源采购方式由项目建设部门在项目立项时提交校长办公会或党委会审议通过后执行。

第十四条　公开招标的采购方式变更。两次发布招标公告后潜在投标人报名不足3家，或第二次发布公告后，报名虽满三家但开标现场提交投标文件或经评审实质性响应招标文件要求的供应商不足3家时，由评标委员会出具招标文件没有不合理条款的论证意见后，可以转为竞争性谈判、竞争性磋商进行采购。

第十五条　部门采购项目的采购方式如下：

（一）预算在4000元（含）以下的零星采购项目，由项目建设部门直接采购，并报部门负责人审批。

（二）预算在4000元-3万元（不含）的小额货物、服务采购项目，由项目建设部门实施简易方式采购，报分管院领导审批。

第十六条　简易方式采购。项目建设部门在自行采购的过程中，邀请不少于3家供应商进行一次性书面报价。采购小组根据符合采购需求且报价最低的原则确定成交供应商。采购小组成员可以由项目建设单位、招标中心、相关领域的高级职称专家组成，人数为3人以上单数。

第五章　采购程序

第十七条　部门采购的项目，在确定项目采购需求后，邀请不少于3家供应商进行一次性书面报价，供应商的报价文件（附件2）应密封提交。采购小组在规定的时间和地点对供应商的报价文件进行统一拆封比价，根据满足采购需求且报价最低的原则确定成交供应商，填写采购结果报告（附件3），报分管院领导审批。项目采购过程应当全程录音录像。

第十八条　学院集中采购的项目，在采购活动开展前，项目建设部门完成项目论证。

（一）通过咨询、论证、问卷调查等方式面向市场主体对采购项目的技术、商务要求开展需求调查，选择的调查对象一般不少于3个，并应当具有代表性。

（二）技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围），付款条件（进度和方式），包装和运输，售后服务，保险等。

（三）项目建设部门在确定项目采购需求后，应组织相关领域的校内外高级职称专家对采购项目的必要性、预算金额、预期效果、技术要求、商务要求进行论证，并填写论证意见，出具论证报告（附件1）。项目建设部门的工作人员不作为论证专家参与论证。

（四）预算金额在100万以下的项目，论证专家人数为3人（含）以上单数；预算金额在100万（含）以上的项目，论证专家人数为5人（含）以上单数,包括1名招标中心工作人员、2名以上校外专家和校内其他部门专家参与论证。

第十九条　项目建设部门在完成项目论证后，根据采购预算金额大小履行审批手续：

（一）预算内项目。采购金额在10万元以下的项目，由分管院领导审批通过后执行。采购金额在10万元（含）至30万的项目，由校长办公会审议通过后执行。采购金额在30万元及以上的项目，由党委会审议通过后执行。

（二）预算外项目。采购金额在3万元以下的项目，由分管院领导审批通过后执行。采购金额在3万元（含）至10万的项目，由校长办公会审议通过后执行。采购金额在10万元及以上的项目，由党委会审议通过后执行。

第二十条　符合立项要求的采购项目，由项目负责人向招标

中心提交采购项目资料，由招标中心负责组织实施。

（一）项目申请：项目负责人在招投标管理平台提交以下申请资料：采购项目论证报告；项目技术要求和商务要求，主要包括供应商资质要求、技术指标、参数配置、品种、规格、数量、质量要求、质保期、售后服务等；工程类项目必须附上施工图纸和工程量清单；校长办公会纪要或党委会纪要。项目申请资料由项目负责人、项目建设部门负责人、财务处负责人、招标中心负责人、项目分管院领导、招标工作分管院领导审批。

（二）招标文件编制与审定：招标中心根据采购项目资料，按照法律法规的规定制定招标文件。招标文件完成后，招标中心发至项目建设部门确认定稿，并在招投标管理平台上传招标文件，由项目负责人、项目建设部门负责人、招标中心负责人、项目分管院领导和招标工作分管院领导审定后执行。

（三）招标信息发布：招标文件审定后，通过招标中心网站发布招标信息，项目预算金额在省分散采购限额标准以上的，需同时在江苏政府采购网站发布。

（四）评标专家抽取：评标委员会成员由项目建设部门代表和评审专家组成。项目建设部门代表由各部门委派本部门人员产生，评审专家由招标中心在省财政厅评审专家库中抽取产生。

（五）评标：招标中心在开标前一周将项目开标时间、地点报送学院纪委备案。学院纪委根据采购项目金额和采购项目的关注度，选择部分采购项目对评标现场进行监督。评标委员会按照“公平、公正、择优”的原则进行评标，任何部门和个人不得干预评委评标工作，评标办法由招标文件确定，评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标过程按照规定全程进行录音录像，并存档。

（六）定标：评标委员会完成评标后，应当向招标中心提出经评标委员会成员签字确认的书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。招标中心根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人排序公布中标人。

（七）确定中标人：完成评标后，招标中心在招投标管理平台将《评标结果报告》提交各级领导审批。项目金额在10万元以下的，由项目建设部门负责人、招标中心负责人、项目分管院领导、招标工作分管院领导审定中标人。项目金额在10万元（含）至30万元的，由项目建设部门负责人、招标中心负责人、项目分管院领导、招标工作分管院领导、院长审定中标人。项目金额在30万元(含)以上的，由项目建设部门负责人、招标中心负责人、项目分管院领导、招标工作分管院领导、院长、党委书记审定中标人。确定中标人后，由招标中心发布中标结果公告。

（八）中标结果公示：中标结果在招标中心网站和江苏政府采购网上公布，公示时间不少于1个工作日。公示期满且无异议，向中标人发出《中标通知书》。

第六章　合同签订、变更与归档

第二十一条　采购项目均应签署书面合同（网上商城采购除

外）。自中标通知书发出之日起的15日内，由项目建设部门和中标人严格按照招标文件、投标文件签订书面合同。

第二十二条　合同应当具备以下条款：

（一）合同当事人的基本信息。

（二）合同标的。

（三）双方权利义务。

（四）合同生效、变更、终止条款。

（五）违约责任。

（六）争议解决方式。

第二十三条　中标人不得向他人转让中标项目，也不得将中标项目拆分后向他人转让。中标人未在规定时间（15日）内签订合同、拒绝签订合同或中标人自动放弃中标的，招标中心可取消其中标资格。招标中心可依据评审报告，在推荐的候选人中重新确定中标人或重新进行招标。

第二十四条　采购合同首付款比例一般应控制在项目总金额的30%以内，后续付款比例在合同中按项目执行进度合理约定。工程项目的暂列金在支付进度款时应整体扣除，待项目审计完成后统一支付。

第二十五条　合同签订前，由项目建设部门发至学院法律顾问进行合法性审核，审核通过后方可签订。

第二十六条　采购合同由项目负责人、项目建设部门负责人、财务处负责人、招标中心负责人、项目分管院领导审批。

第二十七条　采购合同由项目建设部门负责人与中标供应商签订，学院至少留存2份原件，1份由项目建设部门作为项目管理依据，1份由学院办公室作为采购档案纳入管理。

第二十八条　在合同履行过程中，学院需补充采购与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，通过校长办公会或党委会审议后，采用单一来源采购方式从原中标人处采购，但所有补充采购金额不得超过原合同采购金额的10%。

第二十九条　资料归档。招标中心负责采购项目资料的收集、整理，并交由学院办公室归档。归档资料包括采购立项申请、招标公告、招标文件、投标文件正本、评标记录、中标公告、中标通知书等相关资料。

第七章　项目验收与付款

第三十条　项目验收部门。采购项目建设完成后，项目建设部门应按照国家专业标准、招投标文件以及合同的要求及时组织验收。学院集中采购项目由项目建设部门组织验收小组进行验收，验收小组由项目建设部门、资产管理处以及校内外相关领域的高级职称专家等共同组成。合同金额在100万以下的项目，验收小组为3人以上单数。合同金额在100万（含）以上的项目，必须有2名以上校外专家参与验收，验收小组为5人以上单数。

第三十一条　项目验收程序。项目验收时,应当按照采购合同的约定对供应商的履约情况进行验收。若中标人提供样品，应当对样品进行封存，并作为项目验收的依据。验收结束后,验收小组应当出具项目验收表（附件4-附件6）,列明各项标准的验收情况及项目总体评价。项目验收结果作为项目资金支付和履约保证金返还的依据。

第三十二条　涉及固定资产的采购项目，应按照学院固定资产管理规定，办理固定资产入库手续后方可办理报销手续。

第三十三条　网上商城采购一律采用账期付款方式支付。货到验收合格后，采购申请部门须及时办理资产登记入库手续。由资产管理处集中采购的办公设备、家具等物资，由资产管理处统一办理报销手续，其余物品由各部门凭电子发票自行至财务处报销。

第三十四条　采购项目原则上应在项目完成后一个月内进行验收。对未按规定进行验收或验收结论为不合格的采购项目，资产管理处不进行登记入库。

第三十五条　验收时发现与合同无严重冲突且不影响正常使用的问题，由验收小组在验收报告中提出整改意见，供应商整改完毕并由项目建设部门确认合格后准予通过。验收时发现与合同严重冲突且已影响正常使用的问题，由验收小组确定验收结果为不合格，待供应商整改完毕后进行重新验收。

第八章　中标单位跟踪评估

第三十六条　建立投标单位黑名单库。出现行贿、参与围标、借用其它单位资质参加投标、合同履行过程中出现严重质量问题、不按合同规定履约等情况的投标单位，学院将其纳入黑名单库，三年内不得参与学院的项目投标。

第九章　附则

第三十七条　本规定由学院招标中心负责解释，自2023年1月1日起实施，《南京旅游职业学院采购招标管理实施细则》（〔2016〕13号）、《南京旅游职业学院小额项目采购实施办法》（〔2016〕24号）同时废除。其他有关采购管理的规定，凡与本规定相抵触的，同时失效。

第三十八条　本办法未尽事宜，按照国家、江苏省有关法律法规和政策文件的规定执行。

 

附件：1.南京旅游职业学院采购项目论证表

2.部门采购单

3.部门采购结果报告

4.南京旅游职业学院货物类项目验收表

5.南京旅游职业学院服务类项目验收表

6.南京旅游职业学院工程类项目验收表

 

 

附件1

南京旅游职业学院

采购项目立项论证表

项目名称
申请部门		论证部门
预算金额		实施时间
项目论证专家 意见	论证意见：     论证人员（专家）签字：   论证小组组长签字：                                年    月    日
项目负责人 意见	签字：         年    月    日
本部门领导 意见	签字：           年    月    日
分管院领导 意见	签字：         年    月    日

备注：1.项目建设部门提交给专家论证的项目报告应当包括以下内容：

（1）项目现有设施设备（或服务）状况、使用效率。

（2）立项依据、必要性、预期效果。

（3）预算金额测算依据与过程。

（4）技术与商务要求、工期要求以及相关图纸说明等。

2.项目建设部门在提交立项材料时，应将此表和项目报告一并提交给招标中心。

 

附件2

部门采购单

采购方采购时间						供应商报价时间
采购方		南京旅游职业学院（江宁区月华西路1号）				供应商全称（公章）
项目负责人			联系电话			项目负责人			联系电话
序 号	名称	技术需求和商务需求		交货时间地点	数量	技术需求和 商务需求响应	单价	总价	交货时间地点	备注 （服务承诺）
1
2
3
报价截止时间及 报价方式		报价截止时间： 报价方式：密封报价				最终总报价		人民币（小写）：元 （大写）：________________元
虚线左侧为采购方填写						虚线右侧为供货商填写

 

附件3

部门采购结果报告

申请部门				项目名称
采购时间					项目负责人
项目名称	项目需求		数量		单价		总价		交货时间
预算金额：	人民币（大写）           元（小写）￥
采购情况 （3家以上供应商情况）	供应商名称					报价		项目需求响应
采购结果		组长签字：         年    月   日
		以及小组成员签字：
项目负责人意见		签字：         年    月    日
本部门领导 意见		签字：         年    月    日
分管院领导 意见		签字：         年    月    日

注：请在本表后附采购单（供应商盖章）

 

附件4

南京旅游职业学院货物类项目验收表

验收编号：

货物名称			合同编号
型号规格			出厂号
数量		单价（元）		总额（元）
供货单位			购置日期
生产厂家			生产日期
使用方向			使用日期
使用部门			保修截止日期
存放地点			使用责任人 （保管人）
验收项目			验收记录
1.包装是否完好
2.仪器设备完好程度（有无损伤、损坏等）
3.附件、备件是否齐全（列出清单、数量）
4.使用说明书、技术资料是否齐全（列出清单、数量）
5.仪器设备名称、型号规格配置是否符合要求
6.仪器设备性能及技术指标是否达到要求
7.仪器设备安装、调试、运行情况
8.其它（以上未注明的项目）
验收结论（“合格”或“不合格”）   验收组成员签字：   验收组长签字：                                    年    月    日
项目负责人意见	签字：         年    月    日
本部门领导意见	签字：         年    月    日
资产管理处意见	签字：         年    月    日

附件5

南京旅游职业学院服务类项目验收表

使用单位（盖章）：

项目名称		服务类型
合同编号		合同金额
服务供应商		合同截止日期
验收 内容
验收 结论
验收 人员 签字	验收组成员签字：     验收组长签字：
项目负责人意见	签字：         年    月    日
本部门领导意见	签字：         年     月    日
项目主管部门领导意见	签字：        年    月     日

 

附件6

南京旅游职业学院工程类项目验收表

工程名称		工程地点
合同编号		合同金额
开工日期	年     月    日	竣工日期	年     月    日
施工单位		验收日期	年     月    日
工程验收 内容	依据合同内容重点检查：1、工程施工工期、进度是否符合合同要求；2、施工工艺是否符合施工图纸技术要求；3、工程功能等是否达到合同要求；4、工程用料是否符合合同要求；5、工程质量是否达到合同要求等。
工程质量及验收结论
验收人员 签字	验收组成员签字：     验收组长签字：                                    年    月    日
项目负责人意见	签字：     年   月    日
本部门领导意见	签字：      年   月   日
项目主管部门领导意见	签字：      年   月   日

使用单位（盖章）：